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用 Office【自動圖文集】,快速輸入重複性圖文

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brian 發表於 2013-11-16 16:15 | 顯示全部樓層 |閱讀模式
當我們使用Word製作各式各樣的圖表、文件時,一定會常常需要輸入重複性的文字、表格或者圖文整合的版塊,這時,如果還要每次都去找以前輸入過的項目來複製、貼上,不但不容易找,而且會變得沒效率。
現在,我們可以使用Word超方便的【自動圖文集】功能,直接將各式各樣的圖表、重複性文字或者表格、單據等等,全部都儲存在自動圖文集中,在使用自動圖文及的快速貼上快速鍵功能,用最快的方式貼上你慣用的表格或圖文,大大加快文書處理的效率與速度唷!


一、將常用圖文存入【自動圖文集】中:
第1步 首先,先用Word打好一段你常用需要儲存到【自動圖文集】中的圖文。這段圖文可以是任何的文字、圖片、符號或者表格。



第2步 輸入完畢後,用滑鼠左鍵選取要儲存的部份,使其反白後,再依序按下〔插入〕→【自動圖文集】→【新增】,準備將此段圖文新增到自動圖文集中。



第3步 接著會出現一個「建立自動圖文集」的對話盒,在方框中輸入此段圖文集的快速鍵代號,這邊可以輸入中文、英文或數字皆可,不過最好是簡短、好記的代號,因為之後會常常用得到。輸入完畢後,再按下〔確定〕按紐,這段圖文、表格,便可儲存到【自動圖文集】中。
二、使用〔F3〕快速鍵,快速呼叫已存圖文
第1步 日後,當我們需要調用【自動圖文集】裡的特定圖文時,可以直接在編輯視窗中輸入當初設定好的「快速鍵代號」,輸入完畢後,馬上按一下鍵盤上的〔F3〕,即可使用快速鍵馬上呼叫出剛剛所設定的圖文。



第2步 如 圖,原本的圖文完完整整的被張貼到你所指定的位置,如果你不想使用快速鍵,也可依序按下〔插入〕→【自動圖文集】→【內文】→【i40】,最後面的 「i40」就是之前我們所設定的「快速鍵代號」,直接點一下一樣可以自動貼好原本設定好的表格或圖文。有了【自動圖文集】的好用功能,以後在寫報告或打文 件時,便可善加利用,大大加快工作效率唷!









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