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用Outlook寄發行事曆,幫大家安排行程 !

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brian 發表於 2013-11-16 15:06 | 顯示全部樓層 |閱讀模式
當我們需要幫一群人安排會議的時候,該怎樣一次通知一堆人呢?以下介紹一個相當簡便的方法,如果大家都有使用微軟的Outlook軟體(不是精簡版的 Outlook Express唷!),那麼便可直接使用該軟體的「新會議邀請」功能,直接以Email的方式將會議的名稱、時間與地點、目的等等寄發出去,如果對方時間 OK,便可自動回覆並將此時段加入到他的Outlook的行事曆中,不用透過複雜的設定,也可同一個時間幫大家安排好行程,真的很方便唷!


使用方法:
第1步 首先,開啟Outlook視窗,並切換到「行事曆」的頁面。找到你要訂會議的時間後,在該方格上按一下滑鼠右鍵,並點選【新會議邀請】。



第2步 接著便會出現一個行事曆的設定頁面,先在「收件者」欄位中輸入你希望邀請的同事或相關人員,輸入完畢後,可以在「標籤」下拉選單中選擇此行程的顏色,方便大家辨識。



第3步 接著,可以在「開始時間」與「結束時間」中設定該行程的起訖時間,設定好之後,在下方空白處輸入該會議的主旨或相關注意事項,最後在按下左上角的〔傳送〕,即可將這個會議的相關資訊,用Email的方式寄出給你指定的人員。


第4步 如圖,當被邀請的人收到你寄出的邀請函後,便會出現這個畫面,如果他覺這個會議行程OK沒問題的話,可以直接按下〔接受〕,Outlook便會自動將此行 程加入到你的行事曆中。另外,電腦也會直接透過Email的方式回覆給邀請人,在邀請人的電腦中,便會顯示出全部人的出席意願清單。



第5步 如圖,當我們設定好行程後,可以看到原本方框中多出一個橘色的行程,直接在該行程上按2下滑鼠左鍵,開啟該行程的詳細資料。
第6步 開啟行事曆的對話盒後,切換到〔追蹤〕活頁標籤,我們可以在方框中看到目前被邀請的人他們的回覆狀態,如果願意出席的惠顯示「接受」,不願意出席的,會顯示「拒絕」,方便我們作會議出席狀況的統計。
如果日後同一個會議還想邀請更多人加入的話,可以在表格左下角的「請按這裡來新增名稱」輸入其他人員的Email,最後再按下〔傳送更新資料〕,即可再次寄發邀請函給其他應出席的夥伴。






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