當我們需要幫一群人安排會議的時候，該怎樣一次通知一堆人呢？以下介紹一個相當簡便的方法，如果大家都有使用微軟的Outlook軟體（不是精簡版的 Outlook Express唷！），那麼便可直接使用該軟體的「新會議邀請」功能，直接以Email的方式將會議的名稱、時間與地點、目的等等寄發出去，如果對方時間 OK，便可自動回覆並將此時段加入到他的Outlook的行事曆中，不用透過複雜的設定，也可同一個時間幫大家安排好行程，真的很方便唷！
使用方法： 第1步 首先，開啟Outlook視窗，並切換到「行事曆」的頁面。找到你要訂會議的時間後，在該方格上按一下滑鼠右鍵，並點選【新會議邀請】。
第2步 接著便會出現一個行事曆的設定頁面，先在「收件者」欄位中輸入你希望邀請的同事或相關人員，輸入完畢後，可以在「標籤」下拉選單中選擇此行程的顏色，方便大家辨識。
第3步 接著，可以在「開始時間」與「結束時間」中設定該行程的起訖時間，設定好之後，在下方空白處輸入該會議的主旨或相關注意事項，最後在按下左上角的〔傳送〕，即可將這個會議的相關資訊，用Email的方式寄出給你指定的人員。
第4步 如圖，當被邀請的人收到你寄出的邀請函後，便會出現這個畫面，如果他覺這個會議行程OK沒問題的話，可以直接按下〔接受〕，Outlook便會自動將此行 程加入到你的行事曆中。另外，電腦也會直接透過Email的方式回覆給邀請人，在邀請人的電腦中，便會顯示出全部人的出席意願清單。
第5步 如圖，當我們設定好行程後，可以看到原本方框中多出一個橘色的行程，直接在該行程上按2下滑鼠左鍵，開啟該行程的詳細資料。 第6步 開啟行事曆的對話盒後，切換到〔追蹤〕活頁標籤，我們可以在方框中看到目前被邀請的人他們的回覆狀態，如果願意出席的惠顯示「接受」，不願意出席的，會顯示「拒絕」，方便我們作會議出席狀況的統計。 如果日後同一個會議還想邀請更多人加入的話，可以在表格左下角的「請按這裡來新增名稱」輸入其他人員的Email，最後再按下〔傳送更新資料〕，即可再次寄發邀請函給其他應出席的夥伴。 
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